1. 為什么小企業要建立外貿團隊？

小企業財力有限，他養十幾號人的外貿團隊，看起來是不現實的。在珠三角地區，請一個普通的外貿業務員，固定月薪低于2000—3000元；如果需要經驗豐富、能力強的外貿人才，固定月薪至少得4000—5000元。這樣算下來，確實很難養一個團隊。小企業一般都有零散的幾個全職外貿業務員，但稱不上團隊。正因為財力有限，更需要打造自己的外貿團隊，提升工作效率，節約運營成本。只有發揮團隊的力量，小企業才可能壯大；否則到最后面臨退出競爭的舞臺。

我們進行一個簡單的成本核算：假設你的企業有5名外貿業務員，外貿業務員根據能力分為A級和B級，A級月薪5000元，B級月薪3000元。

方案一：單兵作戰

企業在發展初期，都習慣于單兵作戰。就是每個業務員各做各的單，互不相干，從搜索客戶信息、處理郵件、電話溝通、商務談判，到接單、生產、出貨樣樣要精通，自然需要A級外貿業務員才能勝任，多勞多得。財務算帳清楚，容易，管理操作簡單。如果采用B級外貿業務員，可能因為操作方法不當或錯誤給企業帶來巨大損失，潛在的風險成本比用A級人力成本還高。

人力成本：5000元/人/月×5人=25000元/月

方案二：團隊作戰

團隊講究的是配合，每個人只要有一兩門專長就可以，由于每個人只專注自己的工作，所以更專業，效率更高，團隊業績大增。顯然招聘人員也較容易，而且不需要全部是A級外貿業務員，操作難度不大的瑣事完全可以由B級外貿業務員負責。只需要2名A級外貿業務員，3名B級外貿業務員就足夠。

人力成本：5000元/人/月×2人 3000元/人/月×3人=19000元/月

方案比較得出結論：小企業更需要打造外貿團隊。

2. 小企業如何打造自己的外貿團隊？

以價值工作鏈為基礎的外貿團隊組建方案與評價方案。目的就是使外貿工作高質、高效、經濟地開展。

一、 組建外貿團隊的基本原則

團隊建設是一個系統和長期的工作，需要科學規劃、因地制宜、循序漸進。

組建外貿團隊需要遵循以下原則：

（一） 實用性

需要什么樣的人才就聘用什么樣的人。不多不少，不高不低。四個人可以完成的事情，就不用請五個人；一個中專生可以做的事情，就不要找個博士生來撐門面。大材小用，不會長久；小材大用，有心無力。

（二） 互補性

一個優秀的團隊，不需要每個人都一樣強，但需要每個人都各有物色，各有絕技。這樣的組合，才能發揮強大的攻擊力。

諸葛亮手無縛雞之力，讓他上戰場拼殺，只有死路一條。但他足智多謀，指揮大軍進退自如，胸有成竹，所以就在營中指揮，運籌帷幄之中，決勝千里之外。而關羽、張飛打仗厲害，那就發揮他們的長處，上陣殺敵，屢立戰功。劉備既不會指揮，打仗又不厲害，他只有一樣東西，皇室血脈，也就是企業品牌。大家統一于這個品牌之下，相互協作。

同理，我們打造外貿團隊，也不一定要每個人都是諸葛亮，或每個人都是關羽、張飛、劉備。對于一個小企業，每個類型的人才有一兩個就足夠了，互補型的團隊，才可以做到人盡其才，才盡其用，才可以使團隊高效運作，更有效地防止人才頻繁流失。

（三） 德為先

有德有才是上品，要重用；有德無才是次品，應該加強培訓后使用；無德無才是下品，不能使用；無德有才是危險品，需要在有效的控制和監督下使用，如果沒有強有力的控制和監督能力，絕不能使用危險品。

外貿團隊成員的德應該包括以下兩個方面：

其一是遵守職業道德。外貿人員，應該熱愛自己的工作，全心全意參與團隊各項活動，團結協作，實事求是，遵守各項職業規范的要求。

其二是個人品行端正。這是指個人在生活中的表現符合主流的道德標準。

（四） 進取心

一個人起點可以稍微低一點，但不能沒有進取心，一個進取心強的中專生，可以勝過不求上進的本科生。有強烈進取心的人，會更加主動地參與工作和學習中，能與企業同甘共苦，一起成長。

二、 外貿團隊價值工作鏈

根據外貿團隊的工作內容和價值來設計價值工作鏈結構。

（一） 根據外貿工作的特性，我們把外貿工作初步劃分為四個模塊：（1）信息資源開發模塊；（2）市場營銷活動模塊；（3）客戶初級跟進模塊；（4）客戶成交保存模塊。

當團隊成員大于或者等于4人的時候，這四個模塊的工作可以分別由不同的人負責。當團隊成員少于4人的時候，這四個模塊就需要進行組合。例如我們公司只有3個人的時候，一個人負責信息資源開發與市場營銷活動模塊，一個人負責客戶初級跟進模塊，第三個人則負責客戶成交保存模塊。

（二） 價值工作鏈分類

根據每個工作模塊的內容以及對外貿業績的影響，得出四條緊密相連的價值鏈：

（1） 信息資源開發—情報鏈

（2） 市場營銷活動—營銷鏈

（3） 客戶初級跟進—催化鏈

（4） 客戶成交促進—交易鏈

外貿業績的增長，有賴于這四條鏈的完美結合與良性循環。四條鏈對團隊成員的要求有明顯的差異，前面三條鏈是基礎，難度不高，可以用B級業務員；最后一條“交易鏈”要求業務員有好的分析與判斷能力，熟練的銷售成交技巧，流利的外語表達能力，必須用A級業務員。

（三） 價值工作鏈的崗位職責

1、 情報鏈

負責收集外貿銷售工作需要的所有情報信息，包括：

1.1客戶情報，如潛在客戶名稱、地址、聯絡方式、聯絡人、規模、主要產品線、主要市場區域、主要貨源地、采購習慣等；

1.2競爭對手情報，如競爭對手公司的名稱、地址、主要產品及特點、業務的主要負責人、產品銷售區域、銷售政策等；

1.3目標市場情報，如目標市場的消費特征、主要競爭產品、分銷渠道、文化習慣等；

1.4其它情報，既配合其它工作鏈的相關要求收集和整理的情報。

2、營銷鏈

負責制作營銷工具、執行宣傳推廣工作，包括：

2.1制作、印刷宣傳單和產品目錄等宣傳資料；

2.2建設公司網站、B2B網站及其它網絡宣傳平臺（如個人博客、社區等）及時更新網站資料和動態信息；

2.3具體執行展會攤位的預定、布置等相關工作；

2.4批量發布營銷郵件、傳真、信息等；

2.5拍攝、制作各種營銷相關圖片、資料。

3、催化鏈

負責初步跟進潛在客戶反饋的所有郵件、傳真、信息，引導、提升客戶級別，為交易鏈提供合格的客戶。

4、交易鏈

對重點目標客戶進行跟進，深入溝通，主持商業談判，促成訂單成交，負責落實交貨和收款。

（四） 價值工作鏈的崗位任職要求與人員比例搭配

1. 情報鏈（人員比率10%）

（1） 電腦基本軟件操和熟練，包括MS WORD、EXCEL、POWERPOINT、ACCESS；

（2） 了解基本的網頁編輯方式，如FRONTPAGE等；

（3） 熟悉搜索引擎的基本工作原理以及常用的搜索方法；

（4） 有較強的英語閱讀能力，達到CET-4級或以上，或相當于該水平；

（5） 細心，觀察力強；

（6） 有耐心，有韌性，能吃苦耐勞。

2. 營銷鏈（人員比率40%）

（1） 具備一定的審美能力；

（2） 熟悉平面設計軟件PHOTOSHOP、CORELDRAW等基本操作；

（3） 熟練操作電子郵件的各種編輯和發送方式，包括群發、暗發、附件、鏈接等內容；

（4） 能熟練編輯和維護公司網站、B2B網站；

（5） 英語能力CET-3級以上，或相當于該水平；

（6） 能手工制作產品目錄冊，樣品冊；

（7） 做事認真、細心謹慎。

3. 催化鏈（人員比率30%）

（1） 英語CET-4級以上，或相當于該水平；

（2） 具備一定的銷售技能和技巧；

（3） 溝通能力強；

（4） 學習能力強，能快遞熟悉公司的產品和相關政策；

（5） 性格溫和，有耐心；

（6） 做事條理清晰，有恒心。

4. 交易鏈（人員比率20%）

（1） 英語CET-6級以上，或者相當于該水平；

（2） 能正確理解外商的談話，并與外商順暢地交談；

（3） 能聽懂外商的電話，準確把握外商的談話要點；

（4） 熟練掌握銷售技能和技巧，具備一定的談判能力；

（5） 熟悉公司和產品的詳細情況；

（6） 了解重點國家的文化和生活習慣；

（7） 熟悉外貿流程和常用規則；

（8） 為人友善，親和力強，有耐心。

根據我們公司外貿部目前的情況，前期的營銷鏈、催化鏈人員比率需要提升。

三、 建設高效外貿團隊文化

團隊的工作效率直接決定團隊的業績，團隊的高效工作與它的組織結構和團隊文化有關。團隊的文化的形成有很多因素，首先我們得從制度建設和執行入手。以下是外貿工作的基本原則：

（1） 一切以公司利益為重，以大局為重，嚴禁因私廢公、因小誤大；

（2） 外貿部工作須按流程執行，嚴禁以任何理由執行非法操作；

（3） 一切工作服從上級命令和指揮，個人不得以任何理由拒絕執行或者怠慢執行；

（4） 業務代表發出和收到的所有電子郵件、文件等文字、聲音、圖像、實物資料，必須存檔；

（5） 外貿部的所有客戶資源，包括名片、電了郵件、電子文檔、往來傳真、文件、信件等，全部歸公司所有，由公司統一管理，個人在公司的授權下對客戶資源擁有權使用權、維護權，但不享有所有權，個人離職前，必須移交所有客戶資料；

（6） 個人意見和建議須在部門會議或公司會議上提出，決議一旦形成，必須無條件執行；

（7） 員工在接到任務以后，須主動與上級溝通，并向上級及時報告最新進展和結果；

（8） 全體成員須永遠保持學習狀態，不斷加強個人修養，強化外貿專業能力，拓展公司產品知識。

旨在從大局出發，協助外貿部成員團結、互助、高效完成團隊任務，達成企業，團隊及個人目標，必須無條件執行。除了制度外，還需要通過一些活動來加強團隊的聚注力，改善團隊的精神風貌，讓團隊成員以團隊為光榮。推動外貿團隊高效運作，積極主動投入團隊工作中，而不是被制度逼迫工作。

四、 團隊作業流程

（一） 情報鏈作業流程

（二） 營銷鏈作業流程

（三） 催化鏈作業流程

真實 三、四級

非真實 一、二級

（四） 交易鏈作業流程

未通過

五、改革團隊考評與激勵方案

（一）改進目標

（1）最大限度地激發團隊成員的積極性；

（2）考核公正、公平，考核結果與過程；

（3）加強團隊的聚注力，團結、互助、積極、主動。

（二）改進方式

1.利益分配結構改進

取消以個人業績作為唯一考核標準；改用個人收益與企業效益、個人和價值鏈的工作完成狀況、個人能力水平等相關。

2.績效考核改進

(1)績效考核成績即為計算浮動獎金和個人價值率的唯一標準；

（2）績效考核內容包括：考勤、客戶資源開發、網絡營銷跟進、客戶跟進、訂單成交量、目標客戶轉換率、客戶服務質量和專業度；

（3）根據各項工作在整個營銷工作鏈中的不同重要程度設定不等的分值，越重要的工作環節設定的分值趣高；

（4）所有團隊成員，只要在這個營銷中作出了貢獻，即使沒有簽訂訂單，均可獲得相應的回報。

六、價值工作鏈考評方案

以價值工作鏈為基礎組建的外貿團隊的考核，包含兩個主要部分：固定考核與浮動考核。這些考核結果主要與獎金、福利、晉升掛勾，但不與基本工資掛鉤。

(一)固定考核

1.考勤

主要考核團隊成員參與本部門舉行的會議、活動等情況。設置固定的獎金作為全勤獎，如設置全勤獎為100元。一個月全勤出席，獲得100元獎金。如果請病假2天以內，給予50%全勤獎。如請事假或者病假2天以上，全勤獎歸零。

2.專業

根據團隊成員的從業時間、工作量、工作質量、客戶服務技巧、客戶評價反饋等，對團隊成員的服務質量和專業度進行分級，共分5個級別（也可以分為五個星級），每個級別的業務代表給予不同的專業津貼，如一到五級的專業津貼可分別設定為：300元，200元，150元，100元，50元。這樣可以鼓勵大家不斷提升自身專業能力和水平。

每個級別的對應要求如下：

級別

一級

（五星級）

二級

（四星級）

三級

（三星級）

四級

（二星級）

五級

（一星級）

基本要求

外貿經驗3年以上；英語溝通熟練；工作技能優；客戶反應優；工作量完成100%；工作差錯率1%以內

外貿經驗2年以上；英語溝通熟練；工作技能優；客戶反應良好；工作量完成100%；工作差錯率3%以內。

外貿經驗1年以上；英語溝通流暢；工作技能良；客戶無投訴；工作量完成100%；工作差錯率5%以內。

外貿經驗1年以上；英語溝通流暢；工作技能一般；客戶月訴1次以內；工作量完成90%以下；工作差錯率8%以內。

外貿經驗1年以下；英語溝通無障礙；工作技能一般；客戶月訴1次以上；工作量完成80%以下；工作差錯率8%以上。

（二）浮動考核

（1）浮動考核與團隊效益掛鉤，不同的工作內容，根據價值差異和難度差異進行利益分配。

例如：情報鏈、營銷鏈、催化鏈、交易鏈四個工作鏈，可以分別設定占團隊效益的15%、30%、25%、30%，按這個比例來進行效益分配。

（2）外貿部經理將一個月的工作任務分解到各個價值鏈，設定每個價值鏈的基本工作任務和工作量，以及對應的積分，按質按量完成即可獲得滿分。再將每個價值鏈的工作分解到個人，并設定每個人的目標分值，個人按質按量完成任務，即可獲得滿分。

（3）個人積分超標，可以作為個人專業級別的升級參考。

（4）一個價值鏈的總積分只有達標以后才可以獲得全額的浮動獎金，不達標則按相應比率獲得浮動獎金。這樣可以促使團隊所有成員必須團結一致，全力完成團隊目標。

（5）利益分配方式采用從團隊到個人的順序。企業財務先根據當月業績核算可以分配給外貿團隊的總效益。然后根據團隊的各價值鏈的比例關系，將總效益分配到四個價值鏈，再按個人績效考核得分分配到個人。

（6）個人績效考核得分計算方法：

個人績效考核得分=個人積分÷（價值鏈總分÷價值鏈人數）×100%。

（7） 價值鏈浮動獎金=（價值鏈總積分÷價值鏈目標積分）×（團隊總效益×價值鏈浮動獎金比率）。

（8） 個人浮動獎金計算方法：

個人浮動獎金=（價值鏈浮動獎金÷價值鏈人數）×個人績效考核得分。

下面進行舉例說明：

ABC公司的外貿團隊有10人，情報鏈2人，營銷鏈4人，催化鏈2人，交易鏈2人。某月的外貿營業額為15萬，核算可分配給外貿的浮動獎金2萬元。

四個價值鏈的收益分配比例為：15%、30%、25%、30%，即四個價值鏈的浮動獎金分別為3000元、6000元、5000元、6000元。

考評與分配：

1.情報鏈（可得浮動獎金比率15%，2人）

（1）部門經理根據公司的業務拓展要求，每個月制定一個客戶資源開發數量和質量的要求，并設定相應積分分值，分配給情報鏈成員完成；

（2）個人績效考核得分=個人積分÷（情報鏈總分÷情報鏈人數）×100%；

（3）超標完成的積分，可作為提升專業級別和專業津貼的參考；

例如：A、B兩個情報鏈成員，A的積分是40分，B的積分是65分，總分是105分。目標要求每個人的積分是50分，那么B的積分高出目標分15分，可作為專業升級參考。他的績效考核得分如下：

A=40÷（105÷2）×100%=76%；

B=65÷（105÷2）×100%=124%。

（4）個人浮動資金=（情報鏈浮動資金÷情報鏈人數）×個人績效考核得分。

他們的浮動資金分別如下：

A=（3000÷2）×76%=1140元；

B=（3000÷2）×124%=1860元。

2.營銷鏈（可得浮動獎金比率30%，4人）

(1)部門經理根據公司的業務拓展要求，每個月會制定一個網絡營銷任務和具體要求，并設定相應積分分值，分配給情報鏈成員完成。

（2）網絡營銷任務包括但不限于以下內容：客戶開發郵件、傳真的集中發送；B2B網絡平臺的建設；網絡信息的發布和更新；營銷工具和材料的制作，如圖片處理、拍照、攝像；展會預定、布置等工作。

（3）超標完成的積分，可作為提升專業級別和專業津貼的參考。

（4）個人績效考核得分=個人積分÷（營銷鏈總積分÷營銷鏈人數）×100%。

例如：A、B、C、D四個營銷鏈成員的個人目標分值是50分，目標總分是200分。實際積分分別是40、55、45、50，總積分190分，比目標分少了10分。但B超標5分，可作為專業升級參考。根據公司可以計算出A、B、C、D的績效考核得分。

A=40÷（190÷4）×100%=84%；

B=55÷（190÷4）×100%=116%；

C=45÷（190÷4）×100%=95%；

D=50÷（190÷4）×100%=105%。

（5） 個人浮動獎金=（營銷鏈浮動獎金÷營銷鏈人數）×個人績效考核得分。

由于營銷鏈整體沒有達標，所以營銷鏈的浮動獎金不能拿到全額，只能按比率獲取，具體計算方式為：

營銷鏈浮動獎金=6000元×（190÷200）=5700元。

個人浮動獎金就可以按公式計算出來：

A=（5700÷4）×84%=1197元；

B=（5700÷4）×116%=1653元；

C=（5700÷4）×95%=1354元；

D=（5700÷4）×105%=1496元。

（6） 營銷鏈未完成任務，被按比例扣除了300元浮動獎金，這筆獎金可以留在團隊作為活動經費或者其它的獎金。

3. 催化鏈（可得浮動獎金比率25%，2人）

（1） 對于催化鏈的考核，要抓住兩點：量和質。

（2） 對跟進的客戶數量、每個客戶的跟進郵件數量，做一個量的要求。比如說，要求催化鏈一個月內跟進500個客戶，其中30%的客戶跟進郵件不少于6封以上，60%的客戶跟進郵件不少于3封，允許30%的客戶跟進郵件少于3封。

（3） 另外，對催化鏈提出質的要求。比如說，要求催化鏈每個月需要向交易鏈提交50個有效一級、二級客戶資料。

（4） 積分可以分開計算然后相加，郵件按0.1分/封，一、二級客戶按1分/個計算。

比如說，按最低標準，500個客戶的30%的跟進郵件要求是6封，折算后的數量是900封，積分就是90分。

60%的跟進郵件按3封計算，也是900封，積分90分。

30%的跟進郵件按1封計算，是150封，積分15分。

而50個客戶對應的就是50分。按照這個目標考核每個人的業績就可以得出個人績效考核得分，以及個人浮動獎金金額。具體計算方法根據前面公式計算。

4. 交易鏈（可得浮動獎金比率30%，2人）

（1） 交易鏈考核的標準主要是成交金額與毛利潤。

（2） 對于產品比較單一的企業，可以只考核成交金額；而對于產品較多，產品毛利潤相差較大的企業，則考核毛利潤比較公平。因為交易鏈的價值最終體現在實際獲得的利潤上。

（3） 個人績效考核得分=個人業績總額÷（團隊業績總額÷交易鏈人數）×100%。如果2名交易鏈成員完成了企業的業績目標，其中小皮完成了7萬元，小張完成了8萬元。那么可以計算出他們的績效考核得分。

小皮績效考核得分=70000÷（150000÷2）×100%=93%；

小張績效考核得分=80000÷（150000÷2）×100%=107%。

（4） 個人浮動獎金=（交易鏈浮動獎金÷交易鏈人數）×個人績效考核得分。

根據公式，可計算出交易鏈成咒的浮動獎金為：

小皮的浮動獎金=6000÷2×93%=2790元；

小張的浮動獎金=6000÷2×107%=3210元；

通過一個考評機制，外貿團隊所有成員的個人收益都將與團隊業績和企業效益掛鉤，同時能體現多勞多得的原則，以及體現每個成員的價值。另外，量化的評價結果，能更客觀、更清晰地反映員工的工作狀態。